Comunicação no Trabalho | Curso de Auxiliar Administrativo

Comunicação no Trabalho | Curso de Auxiliar Administrativo

Através da comunicação, os seres humanos e os animais partilham diferentes informações entre si, tornando o ato de comunicar uma atividade essencial para a vida em sociedade.

O processo de comunicação deve acontecer de maneira natural e pode ser formal ou informal, dependendo da situação e do tipo de informação que permeia a comunicação. É importante que a cada um entenda como chegar aos outros nas diferentes situações, pois isso, além de evitar constrangimentos, torna os processos mais claros.

Obviamente devemos considerar novamente que nem sempre haverá uma comunicação eficiente no ambiente de trabalho, principalmente em razão dos ruídos que podem surgir por conta do número de pessoas envolvidas no processo, ou mesmo por conta de variáveis que interfiram no que pretende-se passar com a mensagem.

E indispensável que o Profissional Auxiliar Administrativo saiba se comunicar e também que desenvolva várias outras habilidades e conhecimentos que possam contribuir para o seu crescimento profissional e pessoal no ambiente de trabalho. Devido a alta velocidade em que ocorrem as mudanças é de extrema importância que o profissional se mantenha atualizado em relação as suas atividades profissionais.

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O que é comunicação
Comunicação é uma palavra derivada do termo “communicare”, que significa “partilhar, participar algo, tornar comum”.

Através da comunicação, os seres humanos e os animais partilham diferentes informações entre si, tornando o ato de comunicar uma atividade essencial para a vida em sociedade.

O processo de comunicação deve acontecer de maneira natural e pode ser formal ou informal, dependendo da situação e do tipo de informação que permeia a comunicação. É importante que a cada um entenda como chegar aos outros nas diferentes situações, pois isso, além de evitar constrangimentos, torna os processos mais claros.

Obviamente devemos considerar novamente que nem sempre haverá uma comunicação eficiente no ambiente de trabalho, principalmente em razão dos ruídos que podem surgir por conta do número de pessoas envolvidas no processo, ou mesmo por conta de variáveis que interfiram no que pretende-se passar com a mensagem.

Recomenda-se que o processo de comunicação seja objetivo, claro e preciso, porém é necessário que o profissional saiba conjugar estes três requisitos sem parecer autoritário, rude, ou mesmo sem que pareça pretensioso em relação aos demais. Nesse sentido, não basta ser um bom orador para saber comunicar-se, mas sim ser assertivo, ou seja, o bom profissional comunica-se com os outros de maneira bastante clara, sem que existam margens para a dúvida.

O processo de comunicação assertiva então é oposto ao processo de comunicação não assertivo, pois enquanto em uma via você tem a clareza, a objetividade e a precisão sem que isso deixe as pessoas constrangidas ou inibidas em participar, por outro lado você pode ter uma comunicação vaga e imprecisa, que não guiará os outros, ou ainda, uma comunicação impositiva que gerará rancores e resistência.

Uma coisa é fato, ninguém nasce assertivo, ao contrário, temos um grande número de pessoas que ocupam cargos em grandes empresas, mas que não sabem comunicar-se e dependem de outras pessoas para que seja possível aos liderados o entendimento do que a empresa precisa.

No mundo dos negócios isso pode significar a perda de contratos, perda de parcerias, falhas no relacionamento com clientes e, por fim, insatisfação no ambiente de trabalho e descaracterização do profissional. Esse último problema é bastante complexo quando incidente em empresas de pequeno e médio porte, pois em geral as equipes são pequenas e poucas, e o profissional pouco ou nada assertivo na comunicação é destituído de poder pelas resistências e comportamentos isolados que surgem entre os membros da equipe de trabalho.

Nesses casos acontecem problemas como insubordinação, descaso das equipes, falta de cooperação, ausência de espírito de equipe, egoísmo e até mesmo sabotagem. No outro lado, pela liderança pode acontecer a perda do controle da situação e em alguns casos comportamentos inadequados, como o assédio moral, configurado de diferentes formas, como por agressões verbais ou até mesmo físicas, decorrentes de situações mais severas, ou em casos menos graves (mas inadequados), constrangimentos de diferentes espécies que não contribuem para o bem comum da equipe e da empresa.

Existem alguns requisitos para que o profissional desenvolva a assertividade, sendo que abaixo procurei organizá-los de forma que fique mais claro para você a visualização destes, conforme a seguir: Conhecer e Dominar o Assunto: O profissional deve estudar tudo aquilo que for comunicar, tendo assim o conhecimento e o domínio daquilo que informará. Isso evitará questionamentos e passará segurança ao outro.

Dominar a Clareza e a Objetividade: O profissional deve treinar como falar as coisas de uma forma objetiva e clara sem parecer presunçoso, autoritário ou agressivo. Mesmo em casos como de repreensão, o profissional deve agir sem rodeios, mas de maneira responsável. Isso evita distorções ou interpretações dúbias daquilo que pretende-se transmitir.

Observar a Linguagem: O profissional deve compreender como falar nas diferentes situações, pois a linguagem nesse contexto envolve a percepção da forma de expressar-se e do correto uso das palavras na regra gramatical. Isso significa que deve observar que a linguagem pode ser mais ou menos formal, mas que sempre deve ser adequada do ponto de vista da língua portuguesa.

Sinais Corporais: O profissional deve prevenir-se em relação à expressão corporal, pois trejeitos, manias, comportamentos e sua postura podem denunciar questões como insegurança, nervosismo, medo e impaciência.
Se colocar no lugar do outro: O profissional deve pensar em ser acessível na comunicação, observando todos os requisitos, isso exige que ele entenda como deve comportar-se pensando em como gostaria de receber a comunicação. Nesse caso,  deve analisar se a comunicação que ele faz é a comunicação que gostaria de receber.

Alguns aspectos que nos colocam que uma pessoa é assertiva ou que está no caminho certo para conquistar essa competência são:
a) Segurança no falar e na forma como transmite informações às pessoas;
b) Ter postura, ser sério, sem perder o carisma;
c) Controlar sua expressão corporal de maneira a não parecer um robô, sem deixar-se denunciar por fragilidades ou evidenciando aspectos pessoais que comprometam sua postura;
d) Aliar aspectos do bom uso das palavras nas horas e situações corretas, com bastante elegância, sem soar arrogante;
e) Transmitir um grande grau de controle emocional, sem parecer que este seja uma pessoa insensível em suas falas;
f) Usar de argumentos sólidos e de estratégias de negociação para conseguir que seus objetivos sejam alcançados ou que as pessoas o sigam sem questionamentos;
g) Ser respeitado por sua posição, mas ao mesmo tempo consegue transparecer que todos são iguais, inclusive ele.

No Ambiente de trabalho se comunicar é saber ser expressar, ser claro ao passar ou receber informações, tratar todos com respeito e devidas formalidades exigidas no dia a dia profissional e em cada situação.